Запуская
корпоративный портал у себя в компании, я подумал о том, а какие
собственно его возможности мне интересны. Действительно, если описывать
все, что могут современные порталы, не хватит места и на великой
китайской. С другой стороны, мы все прекрасно знаем, что большинство
сотрудников использует лишь 15-20 % от этих возможностей.
Как же сфокусироваться именно на тех функциях порталов, которые
покрывают потребности большинства пользователей? Очевидно, что
потребности менеджера по персоналу и ИТ директора при работе с системой
будут отличаться кардинально. Поэтому я выделил несколько групп
пользователей, описал наиболее характерные для них потребности и, исходя
из этого, выбрал подходящее решение.
Сразу оговорюсь, вопросы стоимости владения порталом, длительность
проекта внедрения и отказоустойчивости системы выходят за рамки этой
статьи. Я постараюсь описать их в следующих постах в ближайшее время.
Исходя из принципов работы с порталом, я выделил следующие группы пользователей:
- обычные пользователи;
- менеджеры по персоналу;
- менеджеры по коммуникациям и связям;
- ИТ-специалисты;
- топ-менеджеры, руководители подразделений.
Теперь опишем ключевые потребности для каждой из выделенных групп
(если потребность характерна для нескольких групп, например быстрый
поиск информации, она будет описана в первой из этих групп):
- Для обычных пользователей характерны следующие потребности:
- быстрый поиск требуемой информации (шаблоны документов, рабочие инструкции, регламенты и СТП, документы к тендерам и др.);
- автоматизация рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии,
заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.);
- обмен информацией друг с другом (сообщения, фото с отпуска, фото новой машины, обсуждение новостей и событий и др.);
- информация о поступлении/наличии книг и/или периодических изданий в
библиотеку компании, доступ к электронным версиям книг и/или
периодических изданий (новости о поступлении, каталог книг и журналов,
сколько экземпляров у кого находится, краткое описание, комментарии
пользователей).
- Для менеджеров по персоналу характерны следующие потребности:
- опросы и анкетирование сотрудников компании (удобный механизм
подготовки опросных листов и анкет, автоматическая рассылка выбранной
группе пользователей, простой механизм заполнения анкет и опросников,
предварительная обработка результатов);
- архив организационно-правовых документов (должностные инструкции, положения об отделе, организационная диаграмма);
- информированность и/или адаптация новых сотрудников (электронная
экскурсия по компании, перечень социальных объектов: музей, столовая или
где можно пообедать, санчасть, профсоюз — где находится, режим работы,
образцы заявлений. По каким вопросам к кому обращаться, например, что
делать, если забыл пропуск? и др.);
- динамика численности (средства визуализации принятых и уволенных
сотрудников в разрезе возраста, профессии, подразделения и др.);
- фотография рабочего дня (удобный механизм заполнения справочника
функций по профессиям/должностям, простой механизм заполнения фотографии
рабочего дня, возможность нормирования функций, предварительная
обработка результатов).
- Для менеджеров по коммуникациям и связям характерны следующие потребности:
- информирование сотрудников компании (о мероприятиях, в которых
участвует компания, о новых видах продукции и услугах — ориентация всех
сотрудников компании на конечный результат);
- оценка внутрикорпоративных настроений (сбор и обработка мнения
сотрудников компании о социальных условиях, качестве питания, о кадровых
перестановках и др.);
- внутренние маркетинговые кампании (сбор и обработка мнения сотрудников компании о новых выпускаемых товарах и услугах и др.);
- сбор информации об увлечениях сотрудников компании (внутренних ценностях, мотивации).
- Для ИТ-специалистов характерны следующие потребности:
- удобный механизм обработки заявок в тех.поддержку (принцип одного
окна, интеграция с существующими helpdesk системами — если они есть,
информирование пользователей об изменении статуса заявки, статистическая
обработка результатов);
- удобная адресная книга с возможностью быстрого поиска ФИО,
должности, телефона и места расположения любого пользователя (в том
числе с отображением на карте);
- анализ и отображение статистики количества обращений в службу тех поддержки, интернет трафика, телефонной связи и печати.
- организация единой точки доступа ко всем информационным системам компании;
- вывод с камер видеонаблюдения.
- Для руководителей и топ-менеджеров характерны следующие потребности:
- анализ информации (предварительная обработка и визуализация любой
доступной информации — финансовых показателей, коммерческой информации,
количества сбоев и аварий на производстве, текучесть кадров и др.);
- обратная связь с сотрудниками компании (возможность узнать мнение сотрудников компании по любому вопросу напрямую);
Причем для того, чтобы потребности не были мной надуманы, я выбрал
экспертов из каждой группы и попросил их предложить свои варианты.
Эту процедуру полезно делать всем кто стоит перед выбором
корпоративного портала. Тем самым закрываем сразу несколько вопросов:
определяем основных заказчиков/потребителей портала у себя в компании,
находим союзников при внедрении, формируем команду внедрения и вовлекаем
их в проект с нулевой стадии, четко формулируем основные потребности и
при выборе поставщика просим показать, а как обозначенные задачи
реализованы в предлагаемом им решении.
P.S. Группы пользователей и потребности могут отличаться для каждой компании.
P.P.S. Буду благодарен если кто-то еще поделится потребностями и задачами решенными при помощи корпоративного портала.
комментарии ()
У нас еще есть раздел «продленка и кружки» — информация о занятиях
футболом, волейболом, английским и плаванием и «лекторий» — видеоархив с
записями внутренних тренингов.
Очень востребованным оказался «статус отсутствия» с указанием причины
(отпуск/отгул/командировка/декрет/болезнь), сроков и способов связи.
Ну и рубрики, актуальные для нас — текущие работы на сети, расписание
шаттла, который возит сотрудников и гостей в офис от метро, «автопарк»
(фото и номера корпоративных машин, водители)
Был еще полушутливый раздел со статистикой, который подсчитывал даже средний рост и размер обуви сотрудников)).
А как сделали «статус отсутствия»? Откуда берется информация СКУД или 1С?
У нас, как оказалось, для ИТ очень классно работает статистика
количества обращений в службу тех. поддержки (Статистика выводится на
странице ИТ-подразделения в разрезе отделов и сотрудников с фото, но
подумывали вывести на главную) — лидеры обращений стараются сами во всем
разбираться и не звонить по мелочам — в итоге общий уровень
компьютерной грамотности на предприятии вырос)))
А люди сами через личный кабинет заполняют информацию — в случае
отпуска это берут ли они корпоративный телефон или нет, в какое время им
можно звонить, или они будут в роуминге и лучше писать смс, и кто их
замещает. А по возвращению (когда наступает дата выходя на работу)
статус автоматически снимается. Также командовать статусами может HR,
если сотрудник забыл или забил.
Что касается обращений ИТ — еще полезно выводить статистику самых
распространенных запросов — а там, глядишь, окажется, что проще один раз
лекцию провести, или ИТ-службе какие-то внушения сделать.
|
xaoc80
#
